Persoonsgegegevens die wij verwerken

Hier volgt een opsomming van de gegevens waar wij naar vragen. Elders op deze pagina tref je een motivatie aan. Afhankelijk van de dienst die je afneemt vragen we je om de volgende persoonsgegevens:

• Dhr/mevr of jongen/meisje - al onze diensten
• Voor- en achternaam - al onze diensten
• Adres en woonplaats - al onze diensten
• Telefoon en e-mail - al onze diensten
• Geboortedatum- en plaats - alleen nodig voor zeilcursussen
• Zeildiploma's en vorderingenstaten, discipline, niveau, datum van uitgifte en CWOidnummer - alleen nodig voor de zeilcursussen
• BurgerServiceNummer (BSN) - nodig voor werknemers, instructeurs en oproepkrachten
• Persoonlijke bijzonderheden - dit zijn de gegevens die je bij ons achterlaat omdat wij zonder deze informatie onze services niet veilig kunnen aanbieden.

Contactpersoon voor klachten over privacykwesties

De Ulepanne in Balk is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals wij die op deze pagina op een rij zetten. Dit zijn de contactgegevens van de Ulepanne:
https://ulepanne.nl | Tsjamkedykje 1 | 85161 HA Balk | +31(0) 514 602982
Peter Keus is de 'functionaris gegevensbescherming' van de Ulepanne. Bereikbaar via peter@ulepanne.nl. Bellen kan ook: 0514 602982 en vragen naar Peter.

Ouderlijke toestemming

Wij vragen aan iedereen jonger dan 16 om de persoonlijke gegevens met toestemming van en in het bijzijn van ouders of voogd in te vullen. Als je denkt dat wij ongeoorloofd persoonlijke gegevens verzamelden van iemand die jonger is dan 16, neem dan contact met ons op.

Geautomatiseerde besluitvoring

De persoonsgegevens die de Ulepanne verzamelt voor haar dienstverlening, delen wij niet met systemen die ze gebruiken voor automatische besluitvorming. Om het effect van onze marketinginspanningen te volgen, voorzagen we onderstaande pagina's van een Google track link: index.php, volwassenen.php, volwassenendirectboeken.php, jeugd.php, jeugddirectboeken.php, gezinnen.php en gezinnendirectboeken.php. Voor ons is de informatie geanonimiseerd. Wij realiseren ons dat we geen idee hebben hoe wijs we Google maken met de trackrecords.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook heb je het recht bezwaar te maken tegen (verdere) verwerking van jouw persoonsgegevens door de Ulepanne.

Doorsturen van persoonlijke gegevens

Buiten de registratie van CWO diploma's treedt de Ulepanne niet op als enige autoriteit waarlangs gegevens doorgestuurd kunnen worden. Wil je gegevens door sturen naar een ander of naar een andere organisatie, stuur dan een dergelijk verzoek naar peter@ulepanne.nl. Wij sturen de gegevens dan naar jouw eigen e-mailadres en jij zorgt zelf voor het doorsturen. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Klacht

Een klacht kun je indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Beveiliging persoonsgegevens

De Ulepanne instrueert medewerkers en instructeurs om de persoonsgegevens uitsluitend te gebruiken voor het doel waarvoor wij ze verzamelen. Wij werken met lijsten voor keuken, huishouding of zeillessen die uitsluitend gegevens bevatten die voor het betreffende werk nodig zijn. Informatie op computers en in de cloud, beveiligen wij met wachtwoorden. Netwerkverkeer loopt via een particulier bekabeld netwerk en informatie die we delen met de hostingpartij van de website (e-mailverkeer en inschrijvingen) gaat versleuteld via het SSL protocol.

Wifi en bekabeld netwerk voor gasten

Het netwerk dat wij onze gasten aanbieden is fysiek gescheiden van dat van de administratie en loopt - dus - ook via een andere router en een ander abonnement. Wij adviseren iedere gebruiker om in te loggen op het internet via een VPN verbinding.

Vertrouwenspersoon

Bij onenigheid, of bij een kwestie waar door machtsongelijkheid een belangrijke mistand of een gevoel van oneerlijkheid blijft woekeren, is de leiding van de zeilschool i.c. Hans, Itie of Peter, aangewezen om je onrust te ventileren. Wij zoeken onder onze instructeurs naar personen die een rol als vertrouwenspersoon willen invullen, voor het geval je botvangt bij Hans, Itie of Peter.

Aangesloten bij CWO

De Ulepanne is CWO erkend. De Commissie Watersport Opleidingen geeft zeildiploma's uit en controleert of de aangesloten zeilscholen voldoen aan de gestelde eisen.

Watersportpaspoort

Met ingang van 2021 ging de CWO over tot het landelijk registreren van de zeildiploma's. E-mailadres, geboortedatum en -plaats gebruikt de CWO ter indentificatie. Zonder deze gegevens kunnen wij geen vorderingen en diploma's doorgeven en dus niet uitgeven. Daarom is het belangrijk deze gegevens al bij aanmelding op te geven. Wij geven GEEN papieren diploma's of vorderingenstaten meer mee. Je diploma kun je vinden via de app van de CWO: watersportpaspoort.nl

Zeilinstructeurs

Wanneer je zeilles wilt geven bij de Ulepanne, ga je er automatisch mee akkoord dat wij je naam, e-mailadres, geboortedatum en -plaats, doorgeven aan de CWO.

Van alle andere relaties worden geen gegevens gedeeld met de CWO.

Verwerkersovereenkomst

Het aansluitingscontract van de Ulepanne met de CWO geldt tevens als verwerkersovereenkomst.

Nachtregister

De gemeente vraagt een actueel nachtregister bij te houden, waarop persoonlijke gegevens staan van alle mensen die bij ons in huis zijn.

Toeristenbelasting

De toeristenbelasting wordt per persoon afgedragen en de administratie daarvan moet beschikbaar zijn voor controle door de gemeente.

Financiële administratie

We moeten de financiële administratie 7 jaar bewaren. Daarmee bewaren we ook de koppeling met personen die betalingen deden of die wij betaalden. Zo zie je maar: er zit een onmiskenbaar koppel tussen de ambitie om alles geheim te houden en alles eerlijk te verdelen. Wij bewaren deze gegevens op een server die niet via de website met het internet verbonden is.

Arbo

Inschrijving van werknemers bij een Arbodienst is een wettelijke verplichting. Daar delen wij alle officiële identificerende data mee. In het complex van communicatie tussen Arbodienst, met arbotaken belaste functionaris van de Ulepanne en zieke werknemer betrachten wij geheimhouding. De verwerkersovereenkomst maakt deel uit van het contract.

Loonbelasting - BSN

Van vaste medewerkers en oproepkrachten moeten we van de belastingdienst BSN-nummers administreren. Ondanks het feit dat er geen sprake is van een dienstbetrekking tussen zeilinstructeurs en Ulepanne, eist de belastingdienst dat we ook de BSN nummers van instructeurs vastleggen.

Accountant

Onze accountant doet de jaaropgave. Vanzelfsprekend werkt hij volgens de verwerkersovereenkomst.

Zoekmachines

Om het effect van onze marketinginspanningen te volgen, voorzagen we onderstaande pagina's van een Google track link: index.php, volwassenen.php, volwassenendirectboeken.php, jeugd.php, jeugddirectboeken.php, gezinnen.php en gezinnendirectboeken.php. Voor ons is de informatie geanonimiseerd. Wij realiseren ons dat we geen idee hebben hoe wijs we Google maken met de trackrecords.

Social Media

Alle afspraken die we terug willen zien gaan via e-mail. Telefoongesprekken, Facebook, WhatsApp en Instagram gebruiken we als communicatiemiddel; niet om afspraken mee vast te leggen! Een afspraak bevestigen we altijd via de mail en de e-mailcorrespondentie archiveren wij. Dat doen we niet met telefoongesprekken, Facebookberichten, Whatsapp correspondentie, instagram en gesprekken over en weer.

Gedeelde kanalen

Wij houden veel overleg in een met veel mensen gedeelde vorm. Denk bijvoorbeeld aan de scheepsraad. Een plek om ideeën te spuien en keuzes te maken. In een besloten, maar met de aanwezigen gedeeld gesprek moet er ruimte zijn om dingen te zeggen die nog niet goed zijn gewogen. Dat doe je in de groep. Wij vragen van de deelnemers om het gesprek zakelijk te houden, om standpunten netjes te verdedigen en de balans te zoeken tussen het winnen van mensen voor je standpunt en het nemen van je verlies. Bij het gebruik van social media gelden dezelfde fatsoensnormen: verberg wat je onder elkaar wilt houden en wees niet bang voor de confrontatie wanneer je zaken wilt veranderen. In dat laatste geval vragen wij van alle deelnemers om de discussie vrij, maar zakelijk en zuiver te houden. Belangrijk omdat je overlegt in een gedeeld kanaal.

Film - YouTube

Alle filmpjes staan op YouTube. Wanneer je een filmpje op onze site bekijkt, wordt je op precies dezelfde manier gevolgd door Google als wanneer je het filmpje rechtsstreeks via YouTube bekijkt. Wil je dat niet? Bekijk de filmpjes dan niet!

Foto - op website en fotopagina's

Alle foto's op de informatieve pagina's van onze website, selecteerden wij handmatig en hosten wij via onze eigen provider. De fotopagina's van de zeilweken, hosten we via Googledrive. Wanneer je deze pagina's bekijkt, ga je automatisch akkoord met de voorwaarden die Google aan haar services verbindt.

Telefoon

De telefoon werkt via Voice over IP. Onze telefoonprovider registreert automatisch alle telefoonnummers. Ook deze leverancier stelde een verwerkersovereenkomst op.

Boekingssysteem

De reservering van boten en accommodaties gebeurt via een externe partij. De reserveringsgegevens en de persoonlijke gegevens zijn door deze externe partij in te lezen. Dat is noodzakelijk omdat we anders bij fouten niet accuraat kunnen handelen. Je raadt het al: ook deze serviceverlener stelde een verwerkersovereenkomst op.

Zeilschoolinschrijving

Wanneer je je inschrijft voor een zeilarrangement via de website, stuurt een e-mailscript een e-mailbericht naar jouw en naar ons. Onderweg is dit bericht onleesbaar omdat het versleuteld is volgens het https protocol. Na ontvangst verwerken we de inschrijving in een database die niet via de website met internet is verbonden.

We experimenteren momenteel met de mogelijkheid om je als zeilschooldeelnemer in te schrijven via het externe boekingssysteem dat we ook voor de boten en de accommodaties gebruikten. Je herkent dit aan het type bevestiging dat je krijgt: in dat geval vragen we je om meteen de aanbetaling te doen. Je reservering staat dan meteen vast.

Vorderingenstaten

Dagelijks bespreken instructeurs de leerervaringen van deelnemers. Onder andere voor het maken van een nieuwe bootindeling. De ervaringen worden genoteerd op zogenaamde vorderingenstaten die de deelnemers aan het eind van het arrangement meekrijgen. Aan het eind van het arrangement noteren wij de ervaringen in het CWO watersportpaspoort. Omdat dit watersportpaspoort te omslachtig werkt voor het dagelijks bijhouden van leerervaringen, werken wij lopende de rit op papier. Wij bewaren geen vorderingenstaten.

Scheepsraad

Tijdens de scheepsraad voor of na het ontbijt en na het diner, maken instructeurs aantekeningen. Deze aantekeningen verzamelen we in een logboek. Wij gebruiken ze om belangrijke beslissingen terug te vinden. Het logboek heeft ook een belangrijke functie voor de actualiteit van onze RIE. Deze risicoinventarisatie en evaluatie is niet alleen belangrijk voor onze eigen organisatie. Arbodiensten vragen hier naar en verzekeraars kunnen er naar vragen, om bij een onverhoopt ongeluk te controleren of er sprake is van een incident of van structureel falen. Persoonlijke bijzonderheden waarvan instructeurs op de hoogte moeten zijn, notuleren wij zo dat de betreffende persoon daar niet uit te herleiden is.

Foto en film

Tijdens ieder arrangement worden er foto's en filmpjes gemaakt. Die worden eenvoudig gedeeld met anderen. Foto's en films die instructeurs en deelnemers maken, kennen wij als waardevolle bijdragen. Wij nemen misbruik serieus en treden op tegen asociaal gebruik.

Dieetwensen

Dieetwensen delen we met de kok en met degenen die de maaltijden uitserveren. De lijstjes zijn door het keukenpersoneel in te zien. Omdat veel deelnemers terugkomen bewaren we deze gegevens in onze database.

Bijzonderheden

Bijzonderheden of wensen delen we met de mensen die dat aangaan. Dat kunnen personeelsleden, instructeurs of andere deelnemers zijn, afhankelijk van de toedracht.

Geschiedenis

Omdat alle CWO diploma's van voor 2021 uitsluitend bij ons zijn terug te vinden, bewaren we die gegevens. Datzelfde geldt voor instructeurspasjes. Wij delen deze gegevens met niemand.

Marketing en mailings

Wij gebruiken de adresgegevens uitsluitend voor eigen mailings. Wanneer je aangeeft geen prijs te stellen op mailings, verwijderen we je adresgegevens. Voor de e-mailmailings gebruiken we MailChimp. We plaatsen eenmalig je naam op de mailinglijst. Wanneer je je via MailChimp uitschrijft, verwerken wij dat in onze eigen database.

Uitwisselen van adressen

Wij geven geen persoonsgegevens door van wie dan ook. Wanneer je contact zoekt met iemand die je via de Ulepanne leerde kennen, kun je ons een e-mailbericht sturen. Wij sturen dat dan door naar degene die je wilt bereiken.